Umzug von Outlook 2003 nach Outlook 2007 oder 2010

In der letzten Zeit habe ich einige Windows XP durch Windows 7 Systeme ersetzt und musste dadurch auch Outlook auf die neuen Rechner umziehen. Dies ist nicht schwer, aber etwas Handarbeit ist nötig. Hier habe ich mal einen kompletten Vorgang festgehalten Wie Outlook 2003  von einem Windows XP Rechner auf ein neues Windows 7 System mit Outlook 2010 umzieht. Diese Vorgehensweise kann auch dazu verwendet werden wenn Outlook auf einen neuen Rechner umziehen soll.

Für den Umzug benötigen wir die persönliche .pst-Datei in der Mails, Anhänge, Kontakte, Adressen, Kalender, Termine, Notizen, lokale Ordner, Unterordner und die  Aufgabenlisten gespeichert sind. Die zugehörige Archive.pst in der Outlook die Archivierten-Elemente speichert und ein paar Windows-Registry-Einträge für die E-Mail-Konten. Wichtig: Es werden keine Passwörter exportiert! Diese müssen später wieder eingegeben werden. Mit entsprechenden Tools ist es natürlich möglich die Passwörter z.B. für den Mail-Account auszulesen sollte man diese zwischenzeitlich vergessen haben.

Schritt 1 – Wo finde ich die .pst-Datei?

Hier der Standardpfad der .pst-Datei. BENUTZER muss durch den eigenen Benutzernamen ersetzt werden.

Windows Version Pfad
Windows XP C:\Dokumente und Einstellungen\BENUTZER\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Windows Vista
Windows 7
C:\Users(Benutzer)\BENUTZER\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Schritt 2 – E-Mail Konten Exportieren

Um alle E-Mail-Konten und die dazugehörigen Einstellungen zu speichern muss ein Windows Registry-Schlüssel exportiert werden. Den Schlüssel den wir suchen lautet:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook\9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

Um den Schlüssel zu exportieren öffnen wir über Start -> ausführen (Windowstaste + R) regedit und suchen den entsprechenden Eintrag. In dem Registrierungseditor können wir uns genau wie im Windows-Explorer bewegen.

Natürlich wäre es auch möglich nach dem Schlüssel zu suchen. Ich klicke mich lieber durch den Registry-Baum.

Den Schlüssel exportieren wir als outlook.reg z.B. direkt auf einen USB-Stick. Als nächstes sichern wir sofern vorhanden die Addins, Signaturen, Outlook-Elementvorlagen und Regeln.

Schritt 3 – zusätzliche Dateien

Die Addins werden in der extend.dat gespeichert. Hier die entsprechenden Pfadangaben. Bei einem Versionswechsel sollte man davon Abstand nehmen, außer man kann vorher Sicherstellen das die Addins kompatibel sind. Erstellte Regeln werden einfach exportiert.

Windows Version Pfad
Windows XP C:\Dokumente und Einstellungen\BENUTZER\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Windows Vista
Windows 7
C:\Users(Benutzer)\BENUTZER\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Die Signaturen setzen sich aus 3 Dateien zusammen. Die Signatur besteht also aus Signature1.htm, Signature1.rtf und Signature1.txt.

Windows Version Pfad
Windows XP C:\Dokumente und Einstellungen\BENUTZER\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures
Windows Vista
Windows 7
C:\Users(Benutzer)\BENUTZER\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Die Outlook-Vorlagen werden als .oft-Datei gespeichert und liegen in folgendem Pfad

Windows Version Pfad
Windows XP C:\Dokumente und Einstellungen\BENUTZER\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen
Windows Vista
Windows 7
C:\Users(Benutzer)\BENUTZER\AppData\Roaming\Microsoft\Vorlagen

Evtl. erstellte Regeln in Outlook können einfach exportiert werden. Drücken Sie dazu auf Extras -> Regeln und Benachrichtigungen -> Registerkarte: E-Mail-Regeln -> Optionen -> Regeln exportieren

Schritt 4 – Dateien kopieren

Nun kopieren wir die Dateien in die entsprechende Verzeichnisse. Nicht vorhandene Verzeichnisse müssen entsprechend angelegt werden.

Datei Pfad
outlook.pst C:\Users\BENUTZER\AppData\Local\Microsoft\Outlook
archive.pst C:\Users\BENUTZER\AppData\Local\Microsoft\Outlook
extend.dat C:\Users\BENUTZER\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Signaturen C:\Users\BENUTZER\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
Vorlagen C:\Users\Benutzer\AppData\Roaming\Microsoft\Vorlagen

Schritt 5 – outlook.reg ausführen

Der einfachste Teil der Anleitung. Machen Sie einen Doppelklick auf die outlook.reg im Explorer. Bestätigen Sie die Abfrage der Benutzerkontensteuerung. Fügen Sie die Informationen der Windows Registry hinzu mit einem Klick auf „Ja“ hinzu. Es erscheint ein Fenster mit der Erfolgsmeldung.

Schritt 6 – Outlook Starten

Da wir den Registry Schlüssel unter Windows XP exportiert haben bekommen wir nun beim starten von Outlook eine Fehlermeldung. Die Pfadangabe zur outlook.pst-Datei ist falsch. Dies korrigieren wir indem wir den Pfad von Hand auswählen. Nun muss Outlook neu gestartet werden. Als letztes Importieren wir unsere Mailregeln über Datei ->Regeln und Benachrichtigungen verwalten ->Optionen -> Regeln importieren und wählen dort unsere gespeicherten Regeln aus. Geschafft! Alle Mails, Einstellungen, Kontakte, Termine sind wieder vorhanden.

Anmerkungen:

Wer Regelmäßig Backups von Outlook machen möchte sollte sich MOBackup einmal näher anschauen. Damit habe ich bisher gute Erfahrungen gemacht.

weiterführende Links

16 Gedanken zu „Umzug von Outlook 2003 nach Outlook 2007 oder 2010“

  1. Hallo!

    Sehr gut geschriebene Anleitung! Und vielen Dank für den Link auf meine Seite 🙂

    Beim manuellen Umzug der Konten ist es vielleicht wichtig zu ergänzen, dass es nicht immer sinnvoll ist den kompletten Kontoschlüssel aus der Registry zu exportieren bzw. zu importieren. Neben den E-Mailkonten sind finden sich dort auch Informationen über andere Konten wie z.B. auch Adressdienste. Werden diesen Daten auf ein anderes System übertragen ohne diese an die dortige Systemumgebung anzupassen (Pfade, IDs, etc.) kann es ggf. zu Problemen kommen. Eventuell könnte z.B. das Adressbuch in Outlook nicht mehr korrekt angezeigt werden. Das sind dann lästige Probleme bei denen man nur schwer die Ursache findet.

    Es ist also ggf. besser nur gezielt die einzelnen Schlüssel zu exportieren die wirklich E-Mailkonten enthalten und diese dann auch einzeln auf dem neuen System zu importieren.

    Das ist natürlich alles eine menge Arbeit. Hierbei kann das richtige Tool viel Zeit sparen. Das richtige Tool ist diesem Fall natürlich der Outlook Backup Assistant 🙂

    Gruß
    Stefan

  2. Hallo Stefan,

    ich Begrüße die Beteiligung von Firmen bzw. Entwicklern auf meinem Blog! Der Manuelle Umzug ist fummelig. Negative Auswirkungen mit dem exportieren dieses Eintrags konnte ich bisher nicht feststellen.

    Die Angebotene Testversion von Outlook Backup Assistant ist im übrigen voll funktionsfähig! Das sollte man den Interessierten Lesern hier mitteilen. Eine Einschränkung hierbei ist die Limitierung der Daten die je Sicherung erfasst werden können.

    Zwei Anmerkungen möchte ich dazu noch loswerden. Eine portable Version vermisse ich in dem Zusammenhang dann wäre ein solches Tool auch für mich interessant. Zum zweiten freut sich der Seitenbetreiber über Vollversionen jeglicher Art über die er dann auch ausführliche Reviews schreiben kann 😉

    LG, Kai

    PS. ich habe mir erlaubt den Link zu editieren. So sieht das besser aus.

  3. Guten Tag,

    danke für die ausführliche Beschreibung. Ich denke, dass die hier beschriebene Lösung für versierte User keine größeren Probleme darstellt.

    Allerdings ist der überwiegende Anteil der User nicht sehr erfahren in solchen Umzugsaktionen und möchte daher eine einfache Lösung haben.

    Desweiteren können doch persönliche Einstellungen aus Outlook gar nicht gesichert werden ohne eine externe Software zu verwenden, liege ich da richtig?

    Wenn man „Outlook Backup“ oder „Outlook umziehen“ oder ähnliche Schlagworte googelt, findetr man eine fast unüberschaubare Anzahl an Backup-Software und steht wiederrum alleine da und weiß nicht, was denn jetzt ein gutes Tool darstellt und was nicht.

    Deshalb sollte es für, ich nenne es jetzt mal „Normaluser“, eine Auflistung geben, die diesen Menschen hilft, die für Sie beste Lösung zu finden.

    Der Outlook Backup Assistant mag gut sein, doch vielleicht gibt es noch bessere Tools?
    Aus diesem Grund finde ich es problematisch, wenn nur eine einzige Lösung für ein solches Tool hier in den Comments herausgestellt wird.

    MFG Felix

  4. Hallo Felix,

    Allerdings ist der überwiegende Anteil der User nicht sehr erfahren in solchen Umzugsaktionen und möchte daher eine einfache Lösung haben.

    Die möchte ich auch 🙂 Daher hatte ich in meinem Kommentar auch die portable Version angesprochen.

    Desweiteren können doch persönliche Einstellungen aus Outlook gar nicht gesichert werden ohne eine externe Software zu verwenden, liege ich da richtig?

    Wenn du damit auf Änderungen z.B. an den Menüleisten meinst, muss ich sagen das ich mir darüber noch keine Gedanken gemacht habe.

    Wenn man “Outlook Backup” oder “Outlook umziehen” oder ähnliche Schlagworte googelt, findetr man eine fast unüberschaubare Anzahl an Backup-Software und steht wiederrum alleine da und weiß nicht, was denn jetzt ein gutes Tool darstellt und was nicht.

    Deshalb sollte es für, ich nenne es jetzt mal “Normaluser”, eine Auflistung geben, die diesen Menschen hilft, die für Sie beste Lösung zu finden.

    Sollte sich mit dem noch ausstehenden Review klären.

    Der Outlook Backup Assistant mag gut sein, doch vielleicht gibt es noch bessere Tools?
    Aus diesem Grund finde ich es problematisch, wenn nur eine einzige Lösung für ein solches Tool hier in den Comments herausgestellt wird.

    Ich kann nur von/über die Programme berichten bzw. Schreiben die mir zur Verfügung stehen und mit MOBackup und OBA auf zwei Produkte aus Made in Germany hingewiesen. Auf die „Freeware Version“ von OBA habe ich hingewiesen da diese im vergleich zur Demoversion von MOBackup nicht im Funktionsumfang eingeschränkt ist.

    LG, Kai

  5. Hallo,

    erstmal muss ich ein Lob loswerden, ich finde die Beschreibung ist wirklich sehr ausführlich und gut zu verstehen, allerdings muss ich auch Felix Recht geben. Auch ich mag es lieber unkompliziert und bevorzuge daher ein Backup Tool, das all den Kram für mich erledigt! 😉
    Auch kann ich mich Felix nur in dem weiteren Punkt anschließen, dass es wirklich schwer ist bei der Fülle an Backup Tools nicht den Überblick zu verlieren, doch Entscheidungen müssen getroffen werden. Es kann immer sein, dass ein anderes Tool vielleicht besser ist, aber wenn ich Monate danach Ausschau halte, habe ich am Ende vielleicht immer noch nicht das Beste und viel Zeit habe ich auch verloren. Ein Freund hat mit den Lookeen Backup Manager empfohlen, daher habe ich mich jetzt vorerst dafür entschieden. Ob es das beste ich weiß ich nich, ich weiß nur, dass ich bisher sehr zufrieden damit bin, da es das, was es machen soll, solide und zuverlässig erfüllt und mich und mein Arbeitsleben daher sehr entlastet.

    Liebe Grüße
    Clemens

  6. Sehr gut geschriebene Anleitung! Kinder leicht gemacht Supper und wünsche ihnen viel erfolg in ihrem Zukunft 🙂

    Umzug von Outlook 2003 nach Outlook 2010 Supper hat funktioniert Vilen dank noch mal.

    Mit freundlichen Grüßen

    A. Pourahmad

  7. Vielen Dank für diese super Anleitung! Es hat mir sehr geholfen beim Umzug von Outlook 2003 auf Outlook 2010!

    Viele Grüsse,
    Marc

  8. Hallo Kai,

    man bin ich froh auf diesen Blog gestoßen zu sein. Damit hast Du mir nicht nur bei der externen Festplatte geholfen, sondern hier exakt genau den Umzug beschrieben, den ich (so DHL will) jetzt über Pfingsten anstrebe.

    Super erklärt, einiges habe ich mir schon überlegt, aber ich hätte doch vieles vergessen.

    Super Anleitung!

    LG
    Hans-Jürgen

  9. Hallo Kai,

    jetzt habe ich doch noch mal ne Frage:

    Ich habe mir eben den Funktionsumfang von MObackup angeschaut; warum benutzt Du es nicht für solche Umzüge?

    LG
    Hans-Jürgen

  10. Hi, Grundsätzlich ist MOBackup genau das richtige für solche Fälle. Darüber hinaus auch für Regelmäßige Backups gedacht. Beruflich habe ich meist mit Exchange Postfächern zu tun und wenn ich mal ein Outlook umziehe das per Pop oder imap angebunden ist mache ich das von Hand. Möchtest du neben dem Umzug auch regelmäßig Backups erstellen so ist das ein praktisches Tool

  11. Leider zu spät gelesen, nun habe ich den Salat 🙁
    Das Hauptproblem habe ich mit meinen Adressbücher und ich finde einfach keine Lösung.
    Vielleicht kann mir hier jemand helfen? *hoff!*

    Ich hatte im Outlook 2003 (Windows XP) unter ‚Adressbuch‘ folgende Anordnung:

    -Kontakte (das ist wohl Standard)
    -Kontakte2
    -Kontakte3
    -Verteilerliste1
    -Verteilerliste2
    -Verteilerliste3

    Nach dem Adressbuch-Import in Outlook 2010 (Windows 7) habe ich nur das Adressbuch „Kontakte“ und die 3 Verteilerlisten, die leider leer sind (Fehlermeldung: „Es gibt keine Elemente, die in dieser Ansicht angezeigt werden“). Die zwei Adressbücher (Kontakte1 und Kontakte2) sind gar nicht zu sehen.

    Wie komme ich an die restlichen Daten ran? XP-Plattensicherung und auch alle Daten habe ich noch auf einer externen Festplatte.

    Bin völlig verzweifelt!

  12. Hi,

    mit welcher Sicherungssoftware hast du denn die Sicherung erstellt? Idee dahinter ist evtl. kann man das in eine VM konvertieren und so in ruhe arbeiten. Das wäre mein Ansatzpunkt.
    LG, Kai

  13. Ist des auch möglich von Windows XP / Outlook 2003 auf Windows 8 / Outlook 2010 umzuziehen.

    Oder haben sich von zu Windows 7 Verzeichnisse oder Registryeinträge geändert?

    Wäre prima, wenn jemand hierauf eine Antwort weiß!

  14. Hi, hier würde ich anders vorgehen. Mit Mailpassview von Nirsoft die Kontoinformationen auslesen und das Konto neu erstellen. Danach die daten asu der alten .pst-Datei Importieren. so habe ich das in den letzten paar Tagen bereits mehrmals gemacht.

    LG, Kai

  15. Hallo, ich musste nach Headcrash von WinXP & Office2003 auf Win7 & Office 2010 umsteigen.
    Hat eigentlich auch alles geklappt. Alle Konten laufen, anscheinend alles gut.
    Nun aber bekomme ich bei Posteingangsmails immer dort, wo Umlaute (also äöüß) sind, eine kleine schwarze auf der Spitze stehende Raute mit innenliegendem Fragezeichen angezeigt;(Größe sieht dann so aus: Gr��e).
    Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch in hohem Maße störend.
    Weißt Du da eine Abhilfe?
    Danke für Deine Mühen im Voraus.
    Wolfgang

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